Inzicht in Senaatswetsvoorstel 25-276

SB25-276 begrijpen: wat u moet weten 

Colorado heeft een nieuwe wet die gevolgen kan hebben voor u en uw gezin. Hier zijn drie belangrijke dingen die u moet weten over SB25-276.

Intrekking van verklaringen voor hoger onderwijs en vergunningen

Ongedocumenteerde personen hoeven geen verklaringen meer in te dienen waarin ze bevestigen dat ze een aanvraag hebben ingediend of zullen indienen voor 'legale aanwezigheid'. Deze verandering geldt op twee belangrijke gebieden:

• Hoger onderwijs en collegegeld: Studenten die via het College Opportunity Fund collegegeld voor hun staat willen ontvangen, hoeven geen eedverklaring meer in te dienen.
• Colorado ID's en rijbewijzen: Aanvragers kunnen een Colorado ID of rijbewijs verkrijgen zonder een verklaring te hoeven overleggen waarin hun rechtmatige aanwezigheid wordt bevestigd. Andere verklaringen met betrekking tot minderjarigen door ouders/voogden of een verloren of gestolen rijbewijs zijn nog steeds vereist.

Verzamelen en delen van persoonlijk identificeerbare informatie (PII)

Er zijn nieuwe regels over hoe uw persoonlijke identificeerbare informatie (PII) kan worden verzameld en gedeeld. 

Wat zijn persoonlijk identificeerbare informatie (PII)? 

Uw persoonlijk identificeerbare informatie (PII) omvat gegevens die kunnen aantonen wie u bent en, in sommige gevallen, uw immigratiestatus. Volgens de wet van Colorado is PII informatie die iemands identiteit of immigratiestatus kan onthullen, zoals:

• Burgerservicenummer 
• Rijbewijs- of staats-ID-nummer 
• Huis- of postadres 
• Telefoonnummer of e-mailadres 
• Geboortedatum, geboorteplaats of land van herkomst 
• Immigratie- of burgerschapsstatus

Wanneer kan mijn PII worden Verzamelde en door wie? 

PII kan alleen worden verzameld als dit vereist is volgens de staats- of federale wetgeving, noodzakelijk is voor officiële taken of nodig is om de geschiktheid voor een door de overheid gefinancierd programma te verifiëren. 

Dit heeft betrekking op:

• Steden en provincies
• Afdelingen, afdelingen en agentschappen van de staat, provincie en stad
• Openbare instellingen voor hoger onderwijs 
• Staats-, provincie- en stadsbesturen en commissies 
• Derdencontractanten die werken voor instellingen voor hoger onderwijs op staats-, provinciaal, stads- of openbaar niveau
• Bibliotheken beheerd door lokale, gemeentelijke of provinciale overheden
• Openbare kinderopvangcentra 
• Openbare scholen
• Lokale onderwijsaanbieders
• Openbare gezondheidszorgfaciliteiten 

Wanneer kan mijn PII worden Gedeelde en door wie? 

Uw persoonlijke identificatiegegevens (PII) kunnen alleen in zeer beperkte situaties worden gedeeld met Immigration and Customs Enforcement (ICE):

• Als er een gerechtelijk bevel, dagvaarding of gerechtelijk bevel is
• Als u deel uitmaakt van een strafrechtelijk onderzoek
• Met een geldige HIPAA-vrijgave ondertekend door een patiënt of ouder/voogd voor een minderjarig kind (voor gezondheidsinformatie)
• Met een geldige FERPA-vrijgave ondertekend door een patiënt of ouder/voogd voor een minderjarig kind (voor onderwijsdossiers van studenten)

Dit geldt voor een iets andere lijst met entiteiten:

• Steden en provincies
• Afdelingen, afdelingen en agentschappen van de staat, provincie en stad
• Bibliotheken beheerd door lokale, gemeentelijke of provinciale overheden
• Openbare instellingen voor hoger onderwijs 
• Staats-, provincie- en stadsbesturen en commissies 
• Derdencontractanten die werken voor instellingen voor hoger onderwijs op staats-, provinciaal, stads- of openbaar niveau

Schriftelijk beleid voor immigratiehandhaving 

Bepaalde openbare instanties moeten een schriftelijk beleid hebben waarin staat wat medewerkers moeten doen als de immigratiedienst (ICE of vergelijkbare federale instanties) om informatie vraagt ​​of toegang probeert te krijgen tot delen van de faciliteiten van de instantie die niet toegankelijk zijn voor het publiek. 

Voor wie geldt dit? 

Deze nieuwe schriftelijke beleidsvereiste is van toepassing op overheidsinstellingen. Overheidsinstanties zijn organisaties die overheidsfinanciering ontvangen en mogelijk ook een deel van uw persoonsgegevens verzamelen en opslaan. Hieronder vallen: 

• Openbare kinderopvangcentra
• Openbare scholen, inclusief charterscholen
• Openbare hogescholen, universiteiten, technische hogescholen en particuliere universiteiten die overheidsfinanciering ontvangen
• Openbare gezondheidszorgfaciliteiten, waaronder ziekenhuizen en klinieken
• Publieke bibliotheken 

Wat moet er in een polis staan? 

Elke entiteit stelt haar huidige beleid vast of breidt dit uit met betrekking tot de toegang tot informatie, toegang tot gebouwen of communicatie met personeel of degenen die in de instelling worden bediend. Het beleid mag niet in één beleid worden opgenomen als de entiteit het bestaande beleid wijzigt. Elke entiteit mag een apart beleid ontwikkelen voor personeel/werknemers en één voor de personen die in de entiteit worden bediend, of, indien van toepassing, voor het algemene publiek. 

Voor personeel van een overheidsinstelling: Het beleid moet de stappen beschrijven die het personeel moet nemen als de immigratieautoriteiten om informatie of toegang tot een niet-openbaar gedeelte van de instelling vragen. Dit omvat:

• Persoonlijke gegevens (zoals namen, adressen en gegevens) worden alleen gedeeld als dit wettelijk vereist is.
• Immigratieautoriteiten mogen alleen toegang krijgen tot privéruimtes (zoals klaslokalen, patiëntenruimtes of ruimtes alleen voor personeel) als ze een gerechtelijk bevel, dagvaarding of arrestatiebevel kunnen overleggen dat is ondertekend door een federale rechter of magistraat.
• Procedures die medewerkers moeten volgen bij het vrijgeven van beschermde informatie, waarbij ervoor wordt gezorgd dat dit alleen gebeurt met geldige, wettelijke documenten.
• Aanwijzing van een verantwoordelijke medewerker die onmiddellijk op de hoogte moet worden gesteld als de immigratieautoriteiten informatie of toegang opvragen.
• Procedures voor medewerkers om informatie over het verzoek door te geven aan het betrokken kind, de student, de patiënt, de cliënt of diens familie.
• Procedures voor personeel om handhavingsverzoeken te documenteren, waaronder: 
  • Naam van de hoofdagent
  • Werkgever en badgenummer
  • Kopie van de dagvaarding, het bevelschrift of het overgelegde bevel.

Voor kinderen en gezinnen, studenten, patiënten en bezoekers: Overheidsinstanties moeten een beleid hebben dat aangeeft wanneer de persoonlijke gegevens van een individu met ICE mogen worden gedeeld of wanneer ICE toegang mag krijgen tot niet-openbare delen van de instelling om immigratiewetgeving te handhaven.

• Als er een gerechtelijk bevel, dagvaarding of beschikking wordt overgelegd, is de overheidsinstantie verplicht de persoonlijke informatie van een individu te delen als daarom wordt gevraagd.
• Als er een gerechtelijk bevel, dagvaarding of beschikking wordt overgelegd, is de overheidsinstantie verplicht om toegang te verlenen tot niet-openbare gedeelten van de instantie waar een persoon zich kan bevinden.
• Medewerkers van de publieke entiteit beschikken over procedures om het verzoek om informatie of toegang tot de niet-publieke entiteiten door te geven aan de persoon/personen die het onderwerp waren van het gerechtelijk bevel, de dagvaarding of het bevel.

Wat voor impact heeft dit op mij?

Als de immigratiedienst uw school, gezondheidscentrum of bibliotheek bezoekt, moeten medewerkers zich aan strikte regels houden. Ze mogen uw persoonlijke gegevens niet vrijgeven en ICE geen toegang verlenen tot privéruimtes, tenzij er een geldig gerechtelijk bevel is. Als een verzoek betrekking heeft op u of uw gezin, moeten medewerkers u dat ook laten weten.

Hoe kan ik het beleid vinden?

Het vereiste beleid kan deel uitmaken van bestaand beleid (zoals communicatie-, privacy- of personeelsbeleid) of kan als apart document bestaan. De manier waarop het wordt gedeeld, hangt af van hoe de publieke entiteit normaal gesproken communiceert met personeel, klanten, patiënten of familieleden.

Waar u het kunt vinden:

• Op de website van de entiteit
• In een handboek (bijvoorbeeld een ouderhandboek op een school of programma)
• Via een online portaal (zoals het portaal van een zorgverzekeraar dat testresultaten en berichten van artsen biedt)

Wat u kunt vragen en verwachten:

• Alle beleidslijnen die de entiteit deelt met leden van het publiek, klanten, patiënten of families
• Beleid dat wordt gepubliceerd of op een andere manier ter beschikking wordt gesteld voor openbare communicatie

Wat u mogelijk niet kunt ontvangen:

• Personeels- of personeelsbeleid. Deze informatie wordt beschouwd als interne werknemersinformatie en hoeft niet te worden gedeeld met niet-werknemers.

Bent u een klant, patiënt of familielid, dan kunt u het beleid opvragen waar het op u van toepassing is. De organisatie moet dit beleid op dezelfde manier verstrekken als waarop zij normaal gesproken belangrijke informatie deelt. U kunt echter niet verwachten dat u toegang krijgt tot het beleid voor personeel of tot het interne personeelsbeleid.

Belangrijke herinnering: Immigratiehandhaving kan in deze ruimtes nog steeds plaatsvinden. ICE en andere federale ambtenaren mogen legaal openbare ruimtes van scholen, ziekenhuizen en bibliotheken betreden. Deze ruimtes zijn echter geen ‘veilige ruimtes’ tegen handhaving.